À medida que as tecnologias de áudio e vídeo mudam e os formatos antigos se deterioram, corremos o risco de perder uma mídia importante que documenta a arte, a cultura e a história da nossa sociedade. 

A preservação de áudio e vídeo envolve a conservação e a digitalização de um registro analógico para um formato de arquivo digital robusto, que captura o máximo de informações e é o mais fiel possível à gravação original. A preservação inclui também a geração de metadados, que documentam dados da mídia original e aspectos técnicos do processo de digitalização.

A preservação das mídias analógicas é necessária devido a dois fatores principais: obsolescência tecnológica e deterioração dos suportes. O vídeo analógico, por exemplo, não foi originalmente concebido para ter uma longa durabilidade. Os especialistas afirmam que as mídias magnéticas têm uma vida útil estimada de 10-15 anos, e as empresas já interromperam a fabricação dos equipamentos de reprodução necessários para digitalizar e preservar o vídeo analógico.

Uma matriz digital de preservação é um arquivo robusto que resulta da digitalização de uma mídia analógica, contendo a quantidade máxima de dados da gravação original. Esses arquivos costumam ser bem grandes e, consequentemente, não se destinam à reprodução ou edição. A matriz digital de preservação é um arquivo concebido para armazenamento de longo prazo e serve como a fonte a partir da qual arquivos menores e comprimidos podem ser produzidos para edição e reprodução. VIA 78 pode fornecer matrizes de preservação em formatos sem compressão ou com compressão sem perdas, ambos adotados por importantes arquivos, bibliotecas e museus.

Por ser um arquivo digital pesado, uma matriz digital de preservação requer um computador com configurações robustas, incluindo software específico para reprodução. Cópias de trabalho (“mezanino”) e de acesso são mais adequadas para a reprodução de arquivos digitais.

No caso do vídeo, como as matrizes digitais de preservação são muito grandes e pesadas, costuma ser útil gerar outras duas versões derivadas: a cópia de trabalho e a cópia de acesso. Uma cópia de trabalho (também conhecida como “mezanino”) é um arquivo digital levemente comprimido que pode ser usado na produção e edição de vídeo e para a geração de versões comprimidas adicionais. Uma derivada de acesso é uma versão altamente comprimida e de baixa resolução, adequada para streaming, podendo ser facilmente compartilhada e acessada.

Quando recebemos uma mídia (fita ou disco), nós a inspecionamos, avaliamos seu estado de conservação e registramos essas informações em uma planilha de metadados. Se necessário, a mídia é higienizada para prepará-la para a digitalização. Em seguida, digitalizamos o conteúdo da mídia (de áudio ou vídeo analógico) para uma matriz digital de preservação de alta qualidade — sem compressão ou com compressão sem perdas. Cópias de trabalho e de acesso poderão ser geradas a partir desta matriz, mediante solicitação. 

VIA 78 utiliza formatos de arquivo recomendados por associações internacionais do campo da preservação, e que seguem as melhores práticas e padrões desenvolvidos pela comunidade arquivística em geral. Para a maioria das mídias de vídeo, VIA 78 usa os formatos AVI ou MOV como matriz de preservação; e, para áudio, o formato WAV sem compressão como matriz de preservação.

Metadados são dados sobre dados. São todas as informações a respeito de um conteúdo audiovisual: desde informações técnicas embutidas no arquivo digital que permitam o funcionamento do áudio ou vídeo (como formato e duração), até informações descritivas sobre o conteúdo, para que este possa ser melhor compreendido ou encontrado (como autor, palavras-chave, descrição, localização geográfica etc). Os metadados são essenciais para qualquer uso futuro, e são importantes ao longo do processo de arquivamento.

Pelo menos duas cópias dos arquivos digitais devem ser armazenadas em locais geograficamente distintos ou em um servidor com um sistema de backup regular. Os maiores riscos para os arquivos digitais são a corrupção de dados e o chamado “apodrecimento de bits” (bit rot). Matrizes digitais de preservação devem ser verificadas periodicamente quanto à sua qualidade e integridade.